Gestion de flotte et d'équipement

Pourquoi gérer sa flotte de véhicules

Le parc automobile, qu’il soit acheté ou loué,  occupe une place importante dans la vie de l’entreprise. Il représente souvent le 2eme ou le 3eme poste de charges. L’optimisation de sa gestion constitue à la fois :

Un avantage concurrentiel

La gestion de parc constitue la seule garantie de disposer d’un parc bien entretenu, renouvelé à la bonne fréquence et permettant de diffuser une image positive de l’entreprise.

La gestion de parc réduit le temps d’immobilisation des véhicules et augmente la productivité des utilisateurs (qu’il s’agisse de véhicules commerciaux, d’après-vente ou de transport).

Une source importante de réduction des charges

La complexité de la gestion d’une flotte automobile ne permet plus une « navigation à vue », chaque décision portant sur des enjeux financiers importants, qu’il s’agisse :

  • de la détermination de sa taille et de sa composition (choix des marques et modèles)
  • de sa fréquence de renouvellement (durée & kilométrage d’utilisation) et du choix d’un financement en adéquation
  • des frais inhérents à son utilisation (carburant, assurance, maintenance, fiscalité, gestion administrative et/ou technique,...) et de leur optimisation

Le gestionnaire de parc doit disposer d’outils fonctionnels automatisés et de tableaux de bord pour:

  • consacrer son temps à l’analyse des états de gestion en vue de proposer des options d’amélioration de la politique automobile
  • optimiser l’exploitation du parc et les dépenses inhérentes aux différents postes constituant sa gestion

Quel que soit le mode de gestion choisi par l’entreprise (gestion interne ou partiellement externalisée), l’acquisition d’un progiciel de gestion de parc se traduit par des gains de productivité et par des économies sensibles, à travers :

L’optimisation des choix de gestion

  • les états de synthèses établissent des comparatifs de prix de revient entre les différentes marques, les différents modèles de véhicules, ainsi que sur les différents modes de gestion des assurances et de la maintenance
  • le suivi de l’activité des véhicules repére les sous-utilisations et par voie de conséquence, détermine le bon dimensionnement du parc. Associé aux modules de gestion des contrats de location et/ou aux échéanciers, il optimise les conditions contractuelles de location longue durée (réduction des pénalités) et/ou les choix de renouvellement des véhicules à l’achat

La maîtrise des coûts

  • le suivi et le contrôle des consommations décèlent les écarts de consommation entre les différentes marques et modèles de véhicules, repérent également les éventuels abus ainsi que les erreurs de facturation des pétroliers
  • la gestion des sinistres mesure la sinistralité de la flotte ainsi que celle de tout élément ou sous ensemble analytique (ex : département, direction, service, conducteur, véhicule,...). Elle facilite la mise en place d’une politique préventive dont l’objectif principal est de réduire la sinistralité à travers la responsabilisation des utilisateurs. Le module optionnel d’analyse financière décompose le coût des sinistres et agit sur chacun des paramètres (soit par la négociation d’accords spécifiques avec les différents fournisseurs, soit par la renégociation des conditions contractuelles d’assurance)
  • le suivi de l’entretien assure, grâce à une consultation « on line » du livret d’entretien des véhicules, du respect par les utilisateurs des préconisations des constructeurs (révisions effectuées au kilométrage prévu). Le suivi de l'entretien décompose le coût de la maintenance par section analytique et, par conséquent, différencie les bons des mauvais utilisateurs (ou toute autre entité analytique).
  • la gestion préventive de l’entretien permet de planifier les interventions et d’alerter les utilisateurs sur les interventions devant être effectuées sur leur(s) véhicule(s). Ce type d’actions limite les coûts directs (réparations) et induits (immobilisation des véhicules, rendez-vous ou livraisons manqués, temps consacré à la gestion des événements par le gestionnaire de parc,...)
  • la gestion automatisée des paramètres fiscaux réduit (optimise) la fiscalité pesant sur le parc. L ’entreprise paye uniquement ce qu’elle doit, sans risque fiscal. Les économies prévisibles sur la TVA sont significatives

Une meilleure productivité administrative

Plus de saisies longues et fastidieuses, de risques d’erreur, de recherches interminables dans des dossiers qui au final, ne sont jamais à jour. Le progiciel ouvre l’ère de l’intégration automatique et de la sécurisation des données (interfaces avec les différents fournisseurs et avec les systèmes d’information internes, paramétrages et codifications des données).

En amont, les interfaces de contrôle et d’intégration de la facturation des loueurs, pétroliers ou prestataires automatisent le traitement des factures et l’enregistrement des données de gestion.

En aval, le module d’intégration comptable (FNIC) réalise d’importants gains de productivité par la mise en œuvre d’une interface automatisée avec l’application comptable du client.

Contribuent à l’amélioration de la productivité administrative :

  • les liens bureautiques intégrés au progiciel, automatisant les processus de communication avec les fournisseurs, les utilisateurs et les différents services de l’entreprise  (courriers types, mailings, messages électroniques)
  • les nombreuses éditions et tableaux de bord standards et personnalisés livrés avec le progiciel. Ce qui classiquement prend plusieurs heures, voire journées (consolidation de données éparses à recueillir dans différents applicatifs, quand ce n’est pas sur des documents papier), est produit instantanément

La responsabilisation des utilisateurs

L’impact d’un état analytique des dépenses (preuve que la gestion des budgets et du matériel confié fait l’objet d’un suivi attentif) pousse généralement les différents responsables budgétaires et les utilisateurs à plus de rigueur.

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